辦公自動化的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢

     

  辦公自動化已經(jīng)成為目前機(jī)構(gòu)和組織辦公的主要手段，在機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)目標(biāo)。

一、辦公自動化的概念

     

       辦公自動化(OA)(以下簡稱“OA”)就其起源，產(chǎn)生的背景來講，伴隨電子產(chǎn)品和設(shè)備的發(fā)展和在辦公實(shí)踐中的應(yīng)用，使辦公室的工作能夠自動化進(jìn)行，最開始時(shí)候主要是以解決政府機(jī)關(guān)和大公司單位的檔案，文件，通過辦公自動化應(yīng)用更加輕松和短時(shí)間的進(jìn)行大量文件，檔案的處理。辦公自動化OA作為一個術(shù)語是由DS哈特于1936年首先提出來的。我國的辦公自動化發(fā)展和應(yīng)用于1985年首次辦公自動化規(guī)劃討論會上提出的。辦公自動化的開展和應(yīng)用實(shí)際意義上為通訊設(shè)備(電話、傳直機(jī)),計(jì)笪機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及電子設(shè)備應(yīng)用在辦公室的各種工作和各種活動幫助整理，統(tǒng)計(jì)和提高工作效率，質(zhì)量等。最主要的目的是為提高工作效率，工作質(zhì)量，減輕工作負(fù)擔(dān)，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。牢記官網(wǎng)|17.c-起草官方網(wǎng)站|一起草cnn.。

二、OA的發(fā)展

      辦公自動化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀(jì)70-80年代我國才逐漸提出辦公自動化概念和開始實(shí)施辦公自動化管理，辦公自動化主要是通過計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的管理、傳送、儲存等，重點(diǎn)是進(jìn)行文件管理和編輯。但伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于機(jī)構(gòu)的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進(jìn)行管理，同時(shí)對不必要的文件和資料不必進(jìn)行打印，減少儲存空間的同時(shí)減少辦公耗材的浪費(fèi)。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各個機(jī)構(gòu)和部門的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過程的時(shí)間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負(fù)擔(dān)。

      伴隨近些年人們對環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內(nèi)提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內(nèi)文件的打印，降低紙張的浪費(fèi)，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進(jìn)行打印的文件盡量應(yīng)用單子版通知和進(jìn)行相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達(dá)，上報(bào)相關(guān)信息盡量以電子版的形式進(jìn)行傳送，降低辦公紙張的使用。

三、OA發(fā)展趨勢

       伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)得到普及，同時(shí)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公也逐漸成為趨勢化發(fā)展。面對越來越多的電視會議、電話會議、視頻會議的開展，辦公自動化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動化發(fā)展的趨勢應(yīng)逐漸趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時(shí)伴隨越來越多互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機(jī)構(gòu)內(nèi)秘密文件和信息的處理和保管。

安全系統(tǒng)的建立主要為:

(一)相關(guān)信息的保密和安全性，在實(shí)際工作中應(yīng)保證，相關(guān)文件的上傳和下載過程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢的記錄，在出現(xiàn)相關(guān)信息的安全問題時(shí)可進(jìn)行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進(jìn)行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權(quán)不能隨意進(jìn)行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被算改。

(二)安全系統(tǒng)的完善和建立，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中應(yīng)注意本系統(tǒng)和部門計(jì)算機(jī)，安全系統(tǒng)的完善和修復(fù)，應(yīng)定期對本機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)安全進(jìn)行維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進(jìn)行攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失。我國目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據(jù)計(jì)算機(jī)情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時(shí)對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進(jìn)行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門的監(jiān)管，對管轄區(qū)域內(nèi)不安全網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機(jī)密文件進(jìn)行違法活動。

    綜上所述，今后辦公自動化的發(fā)展主要為數(shù)字化、安全信息管理化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)完全辦公自動化和無紙化辦公，在對辦公自動化優(yōu)化的同時(shí)應(yīng)注意對工作人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識、增加對網(wǎng)絡(luò)安全的重視，在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負(fù)擔(dān)的情況下，使辦公室工作者們能夠有個更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。

四、辦公自動化管理辦法

一、總則

      辦公自動化是以電腦為核心的復(fù)雜的“人與機(jī)”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能干一體，是一門受時(shí)代科技支持的綜合性的應(yīng)用技術(shù)學(xué)科，加強(qiáng)和加快辦公自動化建設(shè)，是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。加大辦公自動化建設(shè)的力度，擴(kuò)大其應(yīng)用的著蓋面和應(yīng)用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。

二、辦公自動化范圍

(一)、日常辦公

1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理;

2、能收集、生成報(bào)表統(tǒng)計(jì)、賬目計(jì)算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理;

3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢;

4、能在網(wǎng)上下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件，運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。

(二)、環(huán)境管理、科研

1、制作多媒體(cAI)課件及數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用;

2、合理使用局內(nèi)網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)和和用具有辦公自動化功能的應(yīng)用軟件，將辦公自動化系統(tǒng)引入機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)行政、科研、管理部門的辦公桌面;

3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)全局的資源共享，為全局辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)；

4、通過Tnterent實(shí)現(xiàn)局內(nèi)網(wǎng)與各個部門、上級部門的互連，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息和科研成果資源共享。

(三)、安全保密要求

     安全是辦公自動化正常運(yùn)行的基本要求，它既是一個技術(shù)目標(biāo)，又是管理目標(biāo)。保密是電訊、文字諸存，傳輸系統(tǒng)必須保證的工作前提，作為辦公自動化主體技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)本身包,含著不安全因素這些不安全既有系統(tǒng)自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動化建設(shè)過程中，必須做到:

1、堅(jiān)持安全保密原則,建立辦公自動化系統(tǒng)安全保密原則，建立辦公自動化系統(tǒng)安全保密工作的科學(xué)管理體系。

2、局成立計(jì)算機(jī)安全保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、磁盤秘密載體的規(guī)范管理，杜絕設(shè)備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素。

3、完善保密配套設(shè)備和保密工作督察制度，改變傳統(tǒng)辦公方式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，建立起新的科學(xué)的工作秩序。

      要以加快辦公自動化建設(shè)為契機(jī)，帶動全局信息化建設(shè)，在工作中，做到運(yùn)行一提高-再運(yùn)行一再提高，使各項(xiàng)系統(tǒng)發(fā)揮實(shí)效，根據(jù)局機(jī)關(guān)管理系統(tǒng)設(shè)置、信息流量、人員素質(zhì)、工作環(huán)境等方面的條件，堅(jiān)持實(shí)事求是，科學(xué)規(guī)范，合理簡化，分工協(xié)作，職責(zé)落實(shí)，使之能夠方便地利用交互式多媒體系統(tǒng)，及時(shí)了解第一手資料，完成有關(guān)辦公事務(wù)和程序，并為局領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供依據(jù)的辦公自動化系統(tǒng)，從根本上推進(jìn)全局管理思想和管理方法的科學(xué)化，提高管理水平和工作效率。